Požiadavky týkajúce sa notifikovaných osôb

1.  Notifikovaná osoba je zriadená podľa vnútroštátneho práva členského štátu a má právnu subjektivitu.

2.  Notifikované osoby musia spĺňať požiadavky týkajúce sa organizácie, riadenia kvality, zdrojov a postupov, ktoré sú potrebné na plnenie ich úloh, ako aj náležité požiadavky na kybernetickú bezpečnosť.

3.  Organizačná štruktúra, rozdelenie zodpovedností, hierarchické vzťahy a fungovanie notifikovaných osôb musia zabezpečiť dôveru v ich konanie a vo výsledky činností posudzovania zhody, ktoré notifikované osoby vykonávajú.

4.  Notifikované osoby musia byť nezávislé od poskytovateľa vysokorizikového systému AI, v súvislosti s ktorým vykonávajú činnosti posudzovania zhody. Notifikované osoby musia byť takisto nezávislé od akéhokoľvek iného prevádzkovateľa, ktorý má na posudzovaných vysokorizikových systémoch AI hospodársky záujem, ako aj od akýchkoľvek konkurentov poskytovateľa. Týmto sa nevylučuje používanie posudzovaných vysokorizikových systémov AI, ktoré sú potrebné na výkon činností orgánu posudzovania zhody, alebo používanie takýchto vysokorizikových systémov AI na osobné účely.

5.  Orgán posudzovania zhody, jeho vrcholový manažment ani zamestnanci zodpovední za vykonávanie jeho úloh posudzovania zhody nesmú byť priamo zapojení do dizajnovania, vývoja, uvádzania na trh alebo používania vysokorizikových systémov AI, ani nesmú zastupovať strany zapojené do týchto činností. Nesmú sa podieľať na žiadnej činnosti, ktorá by mohla ovplyvniť nezávislosť ich úsudku alebo bezúhonnosť vo vzťahu k činnostiam posudzovania zhody, na ktorých vykonávanie sú notifikované. Platí to najmä pre poradenské služby.

6.  Notifikované osoby musia mať takú organizačnú štruktúru a fungovať tak, aby sa zaručila nezávislosť, objektivita a nestrannosť ich činností. Notifikované osoby zdokumentujú a zavedú štruktúru a postupy, ktorými sa zaručí nestrannosť a ktorými sa presadzujú a uplatňujú zásady nestrannosti v celej ich organizačnej štruktúre, u všetkých zamestnancov a pri všetkých činnostiach posudzovania.

7.  Notifikované osoby zavedú zdokumentované postupy, ktorými sa zabezpečí, aby ich zamestnanci, výbory, dcérske spoločnosti, subdodávatelia a akýkoľvek pridružený subjekt alebo zamestnanci externých subjektov zachovávali v súlade s článkom 78 dôvernosť informácií, ktoré získajú počas vykonávania činností posudzovania zhody, s výnimkou prípadov, keď sa zverejnenie týchto informácií vyžaduje podľa zákona. Zamestnanci notifikovaných osôb sú povinní zachovávať služobné tajomstvo vo vzťahu k všetkým informáciám, ktoré získali pri vykonávaní svojich úloh podľa tohto nariadenia; táto povinnosť sa neuplatňuje vo vzťahu k notifikujúcim orgánom členského štátu, v ktorom sa ich činnosti vykonávajú.

8.  Na vykonávanie činností majú notifikované osoby postupy, pri ktorých sa náležite zohľadňuje veľkosť poskytovateľa, odvetvie, v ktorom podnik pôsobí, jeho štruktúra a stupeň zložitosti dotknutého systému AI

9.  Notifikované osoby v súvislosti so svojimi činnosťami posudzovania zhody uzavrú primerané poistenie zodpovednosti, ak na seba v súlade s vnútroštátnym právom neprevzal zodpovednosť členský štát, v ktorom sú usadené, alebo ak za posudzovanie zhody nezodpovedá priamo tento samotný členský štát.

10.  Všetky úlohy, ktoré im prináležia podľa tohto nariadenia, musia byť notifikované osoby spôsobilé vykonávať na najvyššej úrovni profesijnej bezúhonnosti a s náležitou odbornou spôsobilosťou v danej oblasti bez ohľadu na to, či tieto úlohy vykonávajú samotné notifikované osoby alebo sa vykonávajú v ich mene a na ich zodpovednosť.

11.  Notifikované osoby musia byť na internej úrovni dostatočne spôsobilé, aby boli schopné hodnotiť úlohy, ktoré v ich mene vykonávajú externé subjekty. Notifikovaná osoba musí mať trvale k dispozícii dostatočný počet administratívnych, technických, právnických a vedeckých pracovníkov, ktorí majú skúsenosti a vedomosti týkajúce sa relevantných typov systémov AI, údajov a výpočtov údajov, ako aj požiadaviek stanovených v oddiele 2.

12.  Notifikované osoby sa zúčastňujú na koordinačných činnostiach uvedených v článku 38. Takisto sa priamo zúčastňujú na činnosti európskych normalizačných organizácií alebo sú v nich zastúpené, alebo zabezpečia, aby boli nepretržite informované o aktuálnom stave príslušných noriem.

1.  Jednostkę notyfikowaną ustanawia się zgodnie z prawem krajowym danego państwa członkowskiego i ma ona osobowość prawną.

2.  Jednostki notyfikowane muszą spełniać wymogi organizacyjne, wymogi w zakresie zarządzania jakością oraz wymogi dotyczące zasobów i procesów niezbędne do tego, aby mogły wykonywać powierzone im zadania, jak również odpowiednie wymogi w zakresie cyberbezpieczeństwa.

3.  Struktura organizacyjna jednostek notyfikowanych, podział obowiązków w tych jednostkach, obowiązująca w nich hierarchia służbowa oraz ich funkcjonowanie zapewniają, by działalność jednostek notyfikowanych oraz wyniki czynności z zakresu oceny zgodności prowadzonych przez te jednostki nie budziły żadnych wątpliwości.

4.  Jednostki notyfikowane muszą być niezależne od dostawcy systemu AI wysokiego ryzyka, wobec którego podejmują czynności z zakresu oceny zgodności. Jednostki notyfikowane muszą być również niezależne od wszelkich innych operatorów, których interes gospodarczy wiąże się z systemami AI wysokiego ryzyka będącymi przedmiotem oceny, a także od wszelkich innych konkurentów dostawcy. Nie wyklucza to wykorzystania będących przedmiotem oceny systemów AI wysokiego ryzyka, które są niezbędne do prowadzenia działalności jednostki oceniającej zgodność, ani wykorzystania takich systemów AI wysokiego ryzyka do celów prywatnych.

5.  Jednostka oceniająca zgodność, jej kierownictwo najwyższego szczebla ani pracownicy odpowiedzialni za realizację zadań związanych z oceną zgodności nie mogą być bezpośrednio zaangażowani w projektowanie, rozwój, sprzedaż ani wykorzystywanie systemów AI wysokiego ryzyka, nie mogą też reprezentować stron zaangażowanych w taką działalność. Nie angażują się oni w żadną działalność, która może zagrozić niezależności ich osądów i wiarygodności w związku z czynnościami z zakresu oceny zgodności, do której zostali notyfikowani. Dotyczy to w szczególności usług konsultingowych.

6.  Jednostki notyfikowane organizuje się i zarządza się nimi w sposób gwarantujący niezależność, obiektywizm i bezstronność podejmowanych przez nie czynności. Jednostki notyfikowane dokumentują i wdrażają strukturę i procedury służące zagwarantowaniu ich bezstronności oraz propagowaniu i stosowaniu zasad bezstronności we wszystkich podejmowanych przez nie czynnościach organizacyjnych i kadrowych oraz we wszystkich ich czynnościach związanych z oceną.

7.  Jednostki notyfikowane dysponują udokumentowanymi procedurami, które zapewniają zachowanie poufności informacji – zgodnie z art. 78 – przez ich personel, komitety, jednostki zależne, podwykonawców oraz wszelkie stowarzyszone z nimi jednostki lub pracowników podmiotów zewnętrznych, które to informacje znalazły się w ich posiadaniu w toku czynności z zakresu oceny zgodności, chyba że ujawnienie takich informacji jest wymagane na mocy obowiązującego prawa. Personel jednostek notyfikowanych pozostaje związany tajemnicą zawodową w kwestii wszystkich informacji pozyskiwanych w toku wykonywania zadań powierzonych mu zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, jednak nie w stosunku do organów notyfikujących państwa członkowskiego, w którym jednostki notyfikowane podejmują czynności.

8.  Jednostki notyfikowane dysponują procedurami prowadzenia czynności z uwzględnieniem rozmiaru dostawcy, sektora, w którym prowadzi on działalność, jego struktury oraz stopnia złożoności danego systemu AI.

9.  Jednostki notyfikowane zawierają odpowiednie umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w odniesieniu do podejmowanych przez siebie czynności z zakresu oceny zgodności, chyba że państwo członkowskie, w którym mają siedzibę, bierze na siebie odpowiedzialność z tego tytułu zgodnie z prawem krajowym lub bezpośrednia odpowiedzialność za ocenę zgodności spoczywa na danym państwie członkowskim.

10.  Jednostki notyfikowane posiadają zdolność wykonywania wszystkich zadań wynikających z niniejszego rozporządzenia z zachowaniem najwyższego poziomu uczciwości zawodowej i wymaganych kompetencji w danej dziedzinie, niezależnie od tego, czy zadania te są wykonywane przez nie samodzielnie, czy też w ich imieniu i na ich odpowiedzialność.

11.  Jednostki notyfikowane dysponują wystarczającymi kompetencjami wewnętrznymi pozwalającymi im skutecznie oceniać zadania wykonywane w ich imieniu przez podmioty zewnętrzne. Jednostka notyfikowana dysponuje stałą dostępnością wystarczającej liczby pracowników odpowiedzialnych za aspekty administracyjne, techniczne, prawne i naukowe dysponujących doświadczeniem i wiedzą w zakresie odnośnych rodzajów systemów AI, danych i metod przetwarzania danych oraz w zakresie wymogów ustanowionych w sekcji 2.

12.  Jednostki notyfikowane biorą udział w działaniach koordynacyjnych, o których mowa w art. 38. Angażują się także w działalność europejskich organizacji normalizacyjnych bezpośrednio lub za pośrednictwem swoich przedstawicieli lub zapewniają, by same posiadały znajomość odpowiednich norm i dysponowały zawsze aktualną wiedzą na ich temat.