Wymogi dotyczące jednostek notyfikowanych

1.  Jednostkę notyfikowaną ustanawia się zgodnie z prawem krajowym danego państwa członkowskiego i ma ona osobowość prawną.

2.  Jednostki notyfikowane muszą spełniać wymogi organizacyjne, wymogi w zakresie zarządzania jakością oraz wymogi dotyczące zasobów i procesów niezbędne do tego, aby mogły wykonywać powierzone im zadania, jak również odpowiednie wymogi w zakresie cyberbezpieczeństwa.

3.  Struktura organizacyjna jednostek notyfikowanych, podział obowiązków w tych jednostkach, obowiązująca w nich hierarchia służbowa oraz ich funkcjonowanie zapewniają, by działalność jednostek notyfikowanych oraz wyniki czynności z zakresu oceny zgodności prowadzonych przez te jednostki nie budziły żadnych wątpliwości.

4.  Jednostki notyfikowane muszą być niezależne od dostawcy systemu AI wysokiego ryzyka, wobec którego podejmują czynności z zakresu oceny zgodności. Jednostki notyfikowane muszą być również niezależne od wszelkich innych operatorów, których interes gospodarczy wiąże się z systemami AI wysokiego ryzyka będącymi przedmiotem oceny, a także od wszelkich innych konkurentów dostawcy. Nie wyklucza to wykorzystania będących przedmiotem oceny systemów AI wysokiego ryzyka, które są niezbędne do prowadzenia działalności jednostki oceniającej zgodność, ani wykorzystania takich systemów AI wysokiego ryzyka do celów prywatnych.

5.  Jednostka oceniająca zgodność, jej kierownictwo najwyższego szczebla ani pracownicy odpowiedzialni za realizację zadań związanych z oceną zgodności nie mogą być bezpośrednio zaangażowani w projektowanie, rozwój, sprzedaż ani wykorzystywanie systemów AI wysokiego ryzyka, nie mogą też reprezentować stron zaangażowanych w taką działalność. Nie angażują się oni w żadną działalność, która może zagrozić niezależności ich osądów i wiarygodności w związku z czynnościami z zakresu oceny zgodności, do której zostali notyfikowani. Dotyczy to w szczególności usług konsultingowych.

6.  Jednostki notyfikowane organizuje się i zarządza się nimi w sposób gwarantujący niezależność, obiektywizm i bezstronność podejmowanych przez nie czynności. Jednostki notyfikowane dokumentują i wdrażają strukturę i procedury służące zagwarantowaniu ich bezstronności oraz propagowaniu i stosowaniu zasad bezstronności we wszystkich podejmowanych przez nie czynnościach organizacyjnych i kadrowych oraz we wszystkich ich czynnościach związanych z oceną.

7.  Jednostki notyfikowane dysponują udokumentowanymi procedurami, które zapewniają zachowanie poufności informacji – zgodnie z art. 78 – przez ich personel, komitety, jednostki zależne, podwykonawców oraz wszelkie stowarzyszone z nimi jednostki lub pracowników podmiotów zewnętrznych, które to informacje znalazły się w ich posiadaniu w toku czynności z zakresu oceny zgodności, chyba że ujawnienie takich informacji jest wymagane na mocy obowiązującego prawa. Personel jednostek notyfikowanych pozostaje związany tajemnicą zawodową w kwestii wszystkich informacji pozyskiwanych w toku wykonywania zadań powierzonych mu zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, jednak nie w stosunku do organów notyfikujących państwa członkowskiego, w którym jednostki notyfikowane podejmują czynności.

8.  Jednostki notyfikowane dysponują procedurami prowadzenia czynności z uwzględnieniem rozmiaru dostawcy, sektora, w którym prowadzi on działalność, jego struktury oraz stopnia złożoności danego systemu AI.

9.  Jednostki notyfikowane zawierają odpowiednie umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w odniesieniu do podejmowanych przez siebie czynności z zakresu oceny zgodności, chyba że państwo członkowskie, w którym mają siedzibę, bierze na siebie odpowiedzialność z tego tytułu zgodnie z prawem krajowym lub bezpośrednia odpowiedzialność za ocenę zgodności spoczywa na danym państwie członkowskim.

10.  Jednostki notyfikowane posiadają zdolność wykonywania wszystkich zadań wynikających z niniejszego rozporządzenia z zachowaniem najwyższego poziomu uczciwości zawodowej i wymaganych kompetencji w danej dziedzinie, niezależnie od tego, czy zadania te są wykonywane przez nie samodzielnie, czy też w ich imieniu i na ich odpowiedzialność.

11.  Jednostki notyfikowane dysponują wystarczającymi kompetencjami wewnętrznymi pozwalającymi im skutecznie oceniać zadania wykonywane w ich imieniu przez podmioty zewnętrzne. Jednostka notyfikowana dysponuje stałą dostępnością wystarczającej liczby pracowników odpowiedzialnych za aspekty administracyjne, techniczne, prawne i naukowe dysponujących doświadczeniem i wiedzą w zakresie odnośnych rodzajów systemów AI, danych i metod przetwarzania danych oraz w zakresie wymogów ustanowionych w sekcji 2.

12.  Jednostki notyfikowane biorą udział w działaniach koordynacyjnych, o których mowa w art. 38. Angażują się także w działalność europejskich organizacji normalizacyjnych bezpośrednio lub za pośrednictwem swoich przedstawicieli lub zapewniają, by same posiadały znajomość odpowiednich norm i dysponowały zawsze aktualną wiedzą na ich temat.

1.  Un organisme notifié est constitué en vertu du droit national d’un État membre et a la personnalité juridique.

2.  Les organismes notifiés se conforment aux exigences en matière d’organisation, de gestion de la qualité, de ressources et de procédures qui sont nécessaires à l’exécution de leurs tâches, ainsi qu’aux exigences appropriées en matière de cybersécurité.

3.  La structure organisationnelle, la répartition des responsabilités, les liens hiérarchiques et le fonctionnement des organismes notifiés garantissent la confiance dans leurs activités et la fiabilité des résultats des activités d’évaluation de la conformité menées par les organismes notifiés.

4.  Les organismes notifiés sont indépendants du fournisseur du système d’IA à haut risque pour lequel ils mènent les activités d’évaluation de la conformité. Les organismes notifiés sont également indépendants de tout autre opérateur ayant un intérêt économique dans les systèmes d’IA à haut risque qui font l’objet de l’évaluation, ainsi que de tout concurrent du fournisseur. Cela n’exclut pas l’utilisation de systèmes d’IA à haut risque évalués qui sont nécessaires au fonctionnement de l’organisme d’évaluation de la conformité ou l’utilisation de ces systèmes d’IA à haut risque à des fins personnelles.

5.  L’organisme d’évaluation de la conformité, ses cadres supérieurs et le personnel chargé d’exécuter ses tâches d’évaluation de la conformité ne participent pas directement à la conception, au développement, à la commercialisation ou à l’utilisation de systèmes d’IA à haut risque, pas plus qu’ils ne représentent les parties engagées dans ces activités. Ils n’exercent aucune activité susceptible d’entrer en conflit avec leur indépendance de jugement ou leur intégrité en ce qui concerne les activités d’évaluation de la conformité pour lesquelles ils sont notifiés. Cela s’applique en particulier aux services de conseil.

6.  Les organismes notifiés sont organisés et fonctionnent de façon à garantir l’indépendance, l’objectivité et l’impartialité de leurs activités. Les organismes notifiés documentent et appliquent une structure et des procédures visant à garantir l’impartialité et à encourager et appliquer les principes d’impartialité dans l’ensemble de leur organisation, du personnel et des activités d’évaluation.

7.  Les organismes notifiés disposent de procédures documentées pour veiller à ce que leur personnel, leurs comités, leurs filiales, leurs sous-traitants et tout organisme associé ou le personnel d’organismes externes préservent, conformément à l’article 78, la confidentialité des informations auxquelles ils accèdent durant l’exercice de leurs activités d’évaluation de la conformité, sauf lorsque leur divulgation est requise par la loi. Le personnel des organismes notifiés est lié par le secret professionnel pour toutes les informations dont il a connaissance dans l’exercice de ses fonctions au titre du présent règlement, sauf à l’égard des autorités notifiantes de l’État membre où il exerce ses activités.

8.  Les organismes notifiés disposent de procédures pour accomplir leurs activités qui tiennent dûment compte de la taille des fournisseurs, du secteur dans lequel ils exercent leurs activités, de leur structure et du degré de complexité du système d’IA concerné.

9.  Les organismes notifiés souscrivent, pour leurs activités d’évaluation de la conformité, une assurance de responsabilité civile appropriée à moins que cette responsabilité ne soit couverte par l’État membre dans lequel ils sont établis sur la base du droit national ou que l’État membre soit lui-même responsable de l’évaluation de la conformité.

10.  Les organismes notifiés sont en mesure d’accomplir toutes leurs tâches au titre du présent règlement avec la plus haute intégrité professionnelle et la compétence requise dans le domaine spécifique, qu’ils exécutent eux-mêmes ces tâches ou que celles-ci soient exécutées pour leur compte et sous leur responsabilité.

11.  Les organismes notifiés disposent de compétences internes suffisantes pour pouvoir évaluer efficacement les tâches effectuées pour leur compte par des parties extérieures. L’organisme notifié dispose en permanence d’un personnel administratif, technique, juridique et scientifique en nombre suffisant et doté d’une expérience et de connaissances liées aux données, au traitement des données et aux types de systèmes d’IA en cause et aux exigences énoncées à la section 2.

12.  Les organismes notifiés prennent part aux activités de coordination visées à l’article 38. Ils participent également, directement ou par l’intermédiaire d’un représentant, aux activités des organisations européennes de normalisation, ou font en sorte de se tenir informés des normes applicables et de leur état.