Recital 143

In order to promote and protect innovation, it is important that the interests of SMEs, including start-ups, that are providers or deployers of AI systems are taken into particular account. To that end, Member States should develop initiatives, which are targeted at those operators, including on awareness raising and information communication. Member States should provide SMEs, including start-ups, that have a registered office or a branch in the Union, with priority access to the AI regulatory sandboxes provided that they fulfil the eligibility conditions and selection criteria and without precluding other providers and prospective providers to access the sandboxes provided the same conditions and criteria are fulfilled. Member States should utilise existing channels and where appropriate, establish new dedicated channels for communication with SMEs, including start-ups, deployers, other innovators and, as appropriate, local public authorities, to support SMEs throughout their development path by providing guidance and responding to queries about the implementation of this Regulation. Where appropriate, these channels should work together to create synergies and ensure homogeneity in their guidance to SMEs, including start-ups, and deployers. Additionally, Member States should facilitate the participation of SMEs and other relevant stakeholders in the standardisation development processes. Moreover, the specific interests and needs of providers that are SMEs, including start-ups, should be taken into account when notified bodies set conformity assessment fees. The Commission should regularly assess the certification and compliance costs for SMEs, including start-ups, through transparent consultations and should work with Member States to lower such costs. For example, translation costs related to mandatory documentation and communication with authorities may constitute a significant cost for providers and other operators, in particular those of a smaller scale. Member States should possibly ensure that one of the languages determined and accepted by them for relevant providers’ documentation and for communication with operators is one which is broadly understood by the largest possible number of cross-border deployers. In order to address the specific needs of SMEs, including start-ups, the Commission should provide standardised templates for the areas covered by this Regulation, upon request of the Board. Additionally, the Commission should complement Member States’ efforts by providing a single information platform with easy-to-use information with regards to this Regulation for all providers and deployers, by organising appropriate communication campaigns to raise awareness about the obligations arising from this Regulation, and by evaluating and promoting the convergence of best practices in public procurement procedures in relation to AI systems. Medium-sized enterprises which until recently qualified as small enterprises within the meaning of the Annex to Commission Recommendation 2003/361/EC ⁴⁴ should have access to those support measures, as those new medium-sized enterprises may sometimes lack the legal resources and training necessary to ensure proper understanding of, and compliance with, this Regulation.

Afin de promouvoir et de protéger l’innovation, il est important que les intérêts des PME, y compris les jeunes pousses, qui sont des fournisseurs ou des déployeurs de systèmes d’IA bénéficient d’une attention particulière. À cette fin, les États membres devraient prendre des initiatives à l’intention de ces opérateurs, notamment en matière de sensibilisation et de communication d’informations. Les États membres devraient fournir aux PME, y compris les jeunes pousses, qui ont leur siège social ou une succursale dans l’Union un accès prioritaire aux bacs à sable réglementaires de l’IA, à condition qu’elles remplissent les conditions d’éligibilité et les critères de sélection et sans exclure que d’autres fournisseurs et fournisseurs potentiels accèdent aux bacs à sable pour autant que les mêmes conditions et critères soient remplis. Les États membres devraient utiliser les canaux de communication existants, et en établissent de nouveaux s’il y a lieu, avec les PME, y compris les jeunes pousses, les déployeurs, d’autres innovateurs et, le cas échéant, les autorités publiques locales afin de soutenir les PME tout au long de leur trajectoire de développement en leur fournissant des orientations et en répondant à leurs questions concernant la mise en œuvre du présent règlement. Le cas échéant, ces canaux devraient collaborer pour créer des synergies et assurer la cohérence des orientations fournies aux PME, y compris les jeunes pousses, et aux déployeurs. En outre, les États membres devraient faciliter la participation des PME et d’autres parties concernées aux processus d’élaboration de la normalisation. Par ailleurs, les intérêts et les besoins spécifiques des fournisseurs qui sont des PME, y compris des jeunes pousses, devraient être pris en considération lorsque les organismes notifiés fixent les redevances d’évaluation de la conformité. La Commission devrait évaluer régulièrement les coûts de certification et de mise en conformité pour les PME, y compris les jeunes pousses, en menant des consultations transparentes, et devrait collaborer avec les États membres pour réduire ces coûts. Par exemple, les frais de traduction liés à la documentation obligatoire et à la communication avec les autorités peuvent représenter un coût important pour les fournisseurs et d’autres opérateurs, en particulier pour ceux de plus petite envergure. Les États membres devraient éventuellement veiller à ce qu’une des langues qu’ils choisissent et acceptent pour la documentation pertinente des fournisseurs et pour la communication avec les opérateurs soit une langue comprise par le plus grand nombre possible de déployeurs transfrontières. Afin de répondre aux besoins spécifiques des PME, y compris les jeunes pousses, la Commission devrait fournir des modèles normalisés pour les domaines qui relèvent du présent règlement, sur demande du Comité IA. En outre, la Commission devrait compléter les efforts déployés par les États membres en mettant en place une plateforme d’information unique présentant des informations facilement exploitables concernant le présent règlement à l’intention de tous les fournisseurs et déployeurs, en organisant des campagnes de communication appropriées pour faire connaître les obligations découlant du présent règlement, et en évaluant et en promouvant la convergence des bonnes pratiques dans les procédures de passation de marchés publics relatifs aux systèmes d’IA. Les entreprises qui jusqu’à récemment relevaient des «petites entreprises» au sens de l’annexe à la recommandation 2003/361/CE de la Commission ⁴⁴ devraient avoir accès à ces mesures de soutien, étant donné que ces nouvelles moyennes entreprises peuvent parfois manquer des ressources juridiques et de la formation nécessaires pour avoir une bonne compréhension du présent règlement et en respecter les dispositions.