Recital 143

In order to promote and protect innovation, it is important that the interests of SMEs, including start-ups, that are providers or deployers of AI systems are taken into particular account. To that end, Member States should develop initiatives, which are targeted at those operators, including on awareness raising and information communication. Member States should provide SMEs, including start-ups, that have a registered office or a branch in the Union, with priority access to the AI regulatory sandboxes provided that they fulfil the eligibility conditions and selection criteria and without precluding other providers and prospective providers to access the sandboxes provided the same conditions and criteria are fulfilled. Member States should utilise existing channels and where appropriate, establish new dedicated channels for communication with SMEs, including start-ups, deployers, other innovators and, as appropriate, local public authorities, to support SMEs throughout their development path by providing guidance and responding to queries about the implementation of this Regulation. Where appropriate, these channels should work together to create synergies and ensure homogeneity in their guidance to SMEs, including start-ups, and deployers. Additionally, Member States should facilitate the participation of SMEs and other relevant stakeholders in the standardisation development processes. Moreover, the specific interests and needs of providers that are SMEs, including start-ups, should be taken into account when notified bodies set conformity assessment fees. The Commission should regularly assess the certification and compliance costs for SMEs, including start-ups, through transparent consultations and should work with Member States to lower such costs. For example, translation costs related to mandatory documentation and communication with authorities may constitute a significant cost for providers and other operators, in particular those of a smaller scale. Member States should possibly ensure that one of the languages determined and accepted by them for relevant providers’ documentation and for communication with operators is one which is broadly understood by the largest possible number of cross-border deployers. In order to address the specific needs of SMEs, including start-ups, the Commission should provide standardised templates for the areas covered by this Regulation, upon request of the Board. Additionally, the Commission should complement Member States’ efforts by providing a single information platform with easy-to-use information with regards to this Regulation for all providers and deployers, by organising appropriate communication campaigns to raise awareness about the obligations arising from this Regulation, and by evaluating and promoting the convergence of best practices in public procurement procedures in relation to AI systems. Medium-sized enterprises which until recently qualified as small enterprises within the meaning of the Annex to Commission Recommendation 2003/361/EC ⁴⁴ should have access to those support measures, as those new medium-sized enterprises may sometimes lack the legal resources and training necessary to ensure proper understanding of, and compliance with, this Regulation.

Para promover y proteger la innovación, es importante tener en particular consideración los intereses de las pymes, incluidas las empresas emergentes, que sean proveedores o responsables del despliegue de sistemas de IA. A tal fin, los Estados miembros deben desarrollar iniciativas en materia de concienciación y comunicación de información, entre otros aspectos, dirigidas a dichos operadores. Los Estados miembros deben proporcionar a las pymes, incluidas las empresas emergentes, que tengan un domicilio social o una sucursal en la Unión, un acceso prioritario a los espacios controlados de pruebas para la IA, siempre que cumplan las condiciones de admisibilidad y los criterios de selección y sin impedir que otros proveedores y proveedores potenciales accedan a los espacios controlados de pruebas, siempre que se cumplan las mismas condiciones y criterios. Los Estados miembros deben utilizar los canales existentes y establecer, cuando proceda, nuevos canales de comunicación específicos con las pymes, incluidos las empresas emergentes, los responsables del despliegue, otros innovadores y, cuando proceda, las autoridades públicas locales, para apoyar a las pymes durante toda su trayectoria de desarrollo ofreciendo orientaciones y respondiendo a las preguntas sobre la aplicación del presente Reglamento. Cuando proceda, estos canales deben trabajar juntos para crear sinergias y garantizar la homogeneidad de sus orientaciones para las pymes, incluidas las empresas emergentes, y los responsables del despliegue. Además, los Estados miembros deben fomentar la participación de las pymes y otras partes interesadas pertinentes en los procesos de desarrollo de la normalización. Asimismo, los organismos notificados deben tener en cuenta las necesidades y los intereses específicos de los proveedores que sean pymes, incluidas las empresas emergentes, cuando establezcan las tasas aplicables a las evaluaciones de la conformidad. La Comisión debe evaluar periódicamente los costes de la certificación y el cumplimiento para las pymes, incluidas las empresas emergentes, a través de consultas transparentes, y debe trabajar con los Estados miembros para reducir dichos costes. Por ejemplo, los costes de traducción ligados a la documentación obligatoria y a la comunicación con las autoridades pueden ser considerables para los proveedores y otros operadores, en particular para los de menor tamaño. En la medida de lo posible, los Estados miembros deben velar por que una de las lenguas en las que acepten que los proveedores presenten la documentación pertinente y que pueda usarse para la comunicación con los operadores sea ampliamente conocida por el mayor número posible de responsables del despliegue transfronterizos. A fin de abordar las necesidades específicas de las pymes, incluidas las empresas emergentes, la Comisión debe proporcionar modelos normalizados para los ámbitos regulados por el presente Reglamento, previa solicitud del Consejo de IA. Además, la Comisión debe complementar los esfuerzos de los Estados miembros proporcionando una plataforma única de información con información fácil de utilizar sobre el presente Reglamento para todos los proveedores y responsables del despliegue, organizando campañas de comunicación adecuadas para sensibilizar sobre las obligaciones derivadas del presente Reglamento y evaluando y fomentando la convergencia de las mejores prácticas en los procedimientos de contratación pública en relación con los sistemas de IA. Las medianas empresas que hace poco se consideraban pequeñas empresas en el sentido del anexo de la Recomendación 2003/361/CE de la Comisión ⁴⁴ deben tener acceso a esas medidas de apoyo, ya que dichas nuevas medianas empresas a veces pueden carecer de los recursos jurídicos y la formación necesarios para garantizar la comprensión y el cumplimiento adecuados del presente Reglamento.